Assistent/-in Kanzlei, 80 %
Führungsunterstützung
Die Gemeinde Horgen ist als Bezirkshauptort mit knapp 25'000 Einwohnerinnen und Einwohnern eine attraktive Zürichsee-Gemeinde und beschäftigt rund 930 Mitarbeitende.
Die Abteilung Kanzlei ist Teil des Bereichs Führungsunterstützung, dem zentrale Querschnittsaufgaben der Gemeindeverwaltung wie Digitalisierung, Kommunikation und strategisches Projektmanagement angehören. Die Kanzlei verantwortet unter anderem das Sekretariat des Gemeinderates, die Durchführung von Wahlen, Abstimmungen und Gemeindeversammlungen, die Bearbeitung von Einbürgerungsverfahren sowie die Ausfertigung von Gemeinderatsbeschlüssen. Per sofort oder nach Vereinbarung suche wir eine/n
Assistent/-in Kanzlei 80 %, Arbeitstage: Montag bis Donnerstag.
Was dich erwartet
Als Fachexpert/-in übernimmst du Verantwortung für ausgewählte politische Geschäftsprozesse und trägst zu deren rechtskonformer, termingerechter und qualitativ hochwertiger Abwicklung bei. Du führst das Sekretariat des Gemeinderates selbständig, bereitest die Gemeinderatssitzungen vor und nach und koordinierst Wahlen, Abstimmungen sowie Gemeindeversammlungen in enger Zusammenarbeit mit dem Gemeindeschreiber. Zudem organisierst du politische Anlässe, bearbeitest Einbürgerungsverfahren und führst das Sekretariat des Einbürgerungsausschusses. Als Fachverantwortliche/r für die Geschäftsverwaltungssoftware CMI leitest du Schulungen und übernimmst die Qualitätssicherung. Gleichzeitig stellst du einen professionellen Schalter-, Telefon- und Postdienst der Kanzlei sicher. Darüber hinaus verantwortest du administrative Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit (BESIBE), wirkst aktiv an der Digitalisierung sowie Weiterentwicklung der Kanzleiprozesse mit und bringst dich in Projekte der Abteilung ein.
Was dich auszeichnet
Du verfügst über eine kaufmännische Grundausbildung EFZ sowie über erste Erfahrungen im Assistenzbereich. Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil, ebenso eine Weiterbildung in einer vergleichbaren Fachrichtung. Du bist versiert im Umgang mit digitalen Fachapplikationen; idealerweise verfügst du bereits über Erfahrung mit CMI. Politische Themen und Verwaltungsabläufe interessieren dich und du arbeitest gerne eigenverantwortlich, proaktiv und bist mündlich wie schriftlich kommunikationsstark. Du überzeugst durch eine stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksweise sowie sehr gute MS-Office-Kenntnisse. Eine selbständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise zeichnet dich ebenso aus wie Organisationsgeschick, hohe Lösungsorientierung, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
Was wir bieten
Du möchtest nicht einfach administrative Aufgaben wahrnehmen, sondern mitdenken und mitgestalten? Dann erwartet dich bei uns eine vielseitige Assistenzfunktion mit hoher Eigenständigkeit, fachlicher Verantwortung und engem Bezug zu den politischen Geschäften der Gemeinde. Freue dich auf eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem spannenden Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und viel Raum für eigene Ideen. Wir bieten dir moderne Arbeitsbedingungen mit der Möglichkeit für Homeoffice sowie eine kollegiale, wertschätzende Kultur, die von Zusammenarbeit und Gestaltungsfreude geprägt ist.
